ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ «about courier»
Η Aboutcourier IKE στα πλαίσια της λειτουργίας της με αντικείμενο την παροχή ταχυδρομικών υπηρεσιών και ειδικότερα στον τομέα των ταχυμεταφορών (courier) εγγράφων και δεμάτων, σε όλη την Ελληνική επικράτεια, αλλά και στο εξωτερικό, χρησιμοποιώντας είτε δικά της μέσα, είτε μέσα αυστηρά επιλεγμένων συνεργατών, φυσικών ή νομικών προσώπων, που δραστηριοποιούνται στον ίδιο τομέα και πλήρως συμμορφούμενη προς τα όσα ορίζονται στην με αριθμό 1001/Φ21/17.3.2005 Απόφαση (Κανονισμός για τη Διασφάλιση του Απορρήτου των Ταχυδρομικών Υπηρεσιών) της Αρχής Διασφάλισης του Απορρήτου των Επικοινωνιών (ΦΕΚ 384/τ.Β./24.3.05), προβαίνει στην κατάρτιση Πολιτικής Διασφάλισης Απορρήτου Ταχυδρομικών Υπηρεσιών (στο εξής Π.Δ.Α.Τ.Υ.), ορίζοντας το σύνολο των κανόνων λειτουργίας της επιχείρησής της, με σκοπό τη διασφάλιση του απορρήτου των ταχυδρομικών υπηρεσιών, η οποία αποτελείται επιμέρους από την Πολιτική Προστασίας του Απορρήτου, την Πολιτική Ασφάλειας και την Πολιτική Διασφάλισης της Εχεμύθειας, σύμφωνα με τα άρθρα 4, 5 και 7 του Κανονισμού της Α.Δ.Α.Ε.
Λειτουργεί υπό την μορφή της Ιδιωτικής Κεφαλαιουχικής Εταιρείας και εδρεύει στο Πέραμα Αττικής , επί της οδού Καραολή και Δημητρίου 11, κατέχουσα την προβλεπόμενη από την κείμενη νομοθεσία γενική άδεια της Εθνικής Επιτροπής Τηλεπικοινωνιών και Ταχυδρομείων (ΕΕΤΤ) με αριθμό 21-204.
ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
Για την διασφάλιση του απορρήτου των ταχυδρομικών υπηρεσιών, το οποίο είναι απαραβίαστο, η Εταιρεία λαμβάνει όλα τα επαρκή μέτρα ασφαλείας, κατά την παροχή των υπηρεσιών αυτών. Για το σκοπό αυτό συνέταξε και εφαρμόζει την παρούσα Πολιτική Προστασίας Απορρήτου, γνώση της οποίας έχει λάβει και εφαρμόζει κάθε εργαζόμενος και συνεργάτης της, εφιστώντας την προσοχή ότι ενδεικτικά και όχι περιοριστικά παραβίαση απορρήτου υπάρχει σε περίπτωση παράνομης ιδιοποίησης αντικειμένου ταχυμεταφοράς, αποσφράγιση αυτού, κατά παράβαση της κείμενης νομοθεσίας, ανάγνωση επιστολής, που εμπεριέχεται σε αντικείμενο ταχυμεταφοράς, παροχή πληροφοριών αναφορικά με τα στοιχεία του αποστολέα ή του παραλήπτη, το χρόνο ή το γεγονός της αποστολής ή παραλαβής ενός αντικειμένου ταχυμεταφοράς, κατά παράβαση της κείμενης νομοθεσίας.
Η Εταιρεία έχει στελεχώσει το γραφείο της και όλα τα τμήματα αυτής παραλαβής, διαλογής, μεταφοράς, διανομής με προσωπικό ιδιαίτερα ενημερωμένο και ευαισθητοποιημένο σε θέματα απορρήτου, ικανό να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις και τους όρους τήρησης της Π.Δ.Α.Τ.Υ., το οποίο οργανώνει και εκπαιδεύει διαρκώς προς τούτο, απαγορεύοντας την πρόσβαση στους χώρους αυτούς σε οποιοδήποτε ξένο πρόσωπο ή αναρμόδιο υπάλληλο.
Ειδικότερα, ο αρμόδιος υπάλληλος της Εταιρείας, κατά την παραλαβή ενός αντικειμένου ταχυμεταφοράς, επιβεβαιώνει πρωτίστως το είδος του αντικειμένου, ώστε να μην αποτελεί κάποιο από αυτά που απαγορεύονται από την κείμενη νομοθεσία, ελέγχει την συσκευασία (η οποία έχει γίνει υπ’ ευθύνη του αποστολέα) και ακολούθως αναγράφει τα στοιχεία αποστολέα-παραλήπτη (την ορθότητα των στοιχείων του παραλήπτη εγγυάται ο αποστολέας) στο ειδικό συνοδευτικό έντυπο ταχυμεταφοράς (voucher), το οποίο επικολλά στο κατάλληλο σημείο και με τον κατάλληλο τρόπο, ώστε να μην είναι δυνατή η παραβίαση του και παραδίδει αντίγραφο αυτού (voucher) στον αποστολέα ή κομιστή της αποστολής. Μπορεί να επικολληθεί ειδική σήμανση, αν απαιτείται. Μπορεί, τέλος, να ζητηθεί έλεγχος κατά την παραλαβή κάποιου δέματος ή φακέλου, οπότε αυτό θα πρέπει να ανοιχθεί ενώπιον του αποστολέα/κομιστή της αποστολής (και κατόπιν να κλειστεί ενώπιον τους), οι οποίοι αν αρνηθούν τούτο, η Εταιρεία δύναται και αυτή από την μεριά της να αρνηθεί την παραλαβή και διαχείριση της αποστολής.
Πάγια πολιτική της Εταιρείας αποτελεί η μη κοινοποίηση, παραχώρηση ή δημοσιοποίηση των ανωτέρω στοιχείων των πελατών της, σε οποιοδήποτε τρίτο, που δεν εμπλέκεται στη συγκεκριμένη συναλλαγή, με εξαίρεση αν ζητηθούν από τις Αρχές, όπως το εξειδικεύει ο Νόμος. Διατηρούνται στο αρχείο της μόνο για την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών της, για την παράδοση-παραλαβή ενός αντικειμένου, για την ενημέρωση νέων υπηρεσιών της Εταιρείας, καθώς και για τις νόμιμες υποχρεώσεις της, όπως λ.χ. τιμολόγηση των υπηρεσιών της. Η Εταιρεία ευθύνεται για την διασφάλιση του απορρήτου από την στιγμή της παραλαβής ενός αντικειμένου ταχυμεταφοράς και την παράδοση αυτού στον παραλήπτη και όχι για το χρονικό διάστημα που αυτό τυχόν βρισκόταν σε απρόσκοπτη οπτική επαφή με κοινό, λ.χ στο γραφείο του αποστολέα μέχρι την ανάληψη του από τον υπάλληλό της. Η πρόσβαση στα στοιχεία των πελατών της περιορίζεται μόνο στους αρμόδιους υπαλλήλους, που είναι εκπαιδευμένοι και επιφορτισμένοι με την παραλαβή-παράδοση των ταχυδρομικών αντικειμένων. Τα προγράμματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας της Εταιρείας χρησιμοποιούν τις γενικώς αποδεκτές τεχνικές ασφαλείας πληροφοριών, όπως firewalls, διαδικασίες ελέγχου πρόσβασης και κρυπτογραφίας για την κατάλληλη προστασία των εμπιστευτικών πληροφοριών από μη εξουσιοδοτημένη χρήση. Στα προγράμματα καταγραφής των στοιχείων των αποστολών (όπως απαιτείται από την ΕΕΤΤ), η πρόσβαση είναι δυνατή μόνο μετά την πληκτρολόγηση ειδικού κωδικού, που διαθέτουν μόνο οι ως άνω αναφερόμενοι υπάλληλοι, για την είσοδο στο ΕΣΠΕΤΑ (Ειδικό Σύστημα Παρακολούθησης και Εντοπισμού Ταχυδρομικών Αντικειμένων).
Κατά την μεταφορά κάθε αντικειμένου ταχυμεταφοράς, χρησιμοποιούνται μεταφορικά μέσα της Εταιρείας, τα οποία παραμένουν κλειστά και ασφαλισμένα, καθώς και τα κουτιά στα δίκυκλα οχήματα, ώστε να αποτρέπονται πράξης παραβίασης του απορρήτου. Το κέντρο διαλογής των αντικειμένων ταχυμεταφορών της Εταιρείας βρίσκεται σε διακριτό χώρο, στον οποίο δεν επιτρέπεται η πρόσβαση σε άτομα που δεν ανήκουν στο προσωπικό της εταιρείας ή σε προσωπικό της Εταιρείας, που δεν απασχολείται σε αυτήν σε σχέση με τις ταχυδρομικές υπηρεσίες. Τα αντικείμενα ταχυμεταφοράς δίδονται εις χείρας του παραλήπτη, ύστερα από εξακρίβωση των στοιχείων του και λαμβάνεται την υπογραφή του. Δεν αφήνονται σε γραμματοκιβώτιο ή εξωτερικό χώρο, εκτός αν το έχει ζητήσει ρητώς ο πελάτης, σε μέρος ασφαλές, ορατό για την εύρεσή του από τον παραλήπτη, επιδεικνύοντας κάθε φορά την προσήκουσα, για την διασφάλιση του απορρήτου και τη μη απώλεια του αντικειμένου, επιμέλεια, άλλιως ο υπάλληλος επικολλά στον τόπο παράδοσης την ειδική γραπτή ειδοποίηση με τα στοιχεία της Εταιρείας και το όνομα του πελάτη, ώστε να γίνει μεταγενέστερα η παράδοση του αντικειμένου. Αντικείμενο ταχυμεταφοράς, που δεν παραδόθηκε για οιονδήποτε λόγο (λ.χ. απουσία παραλήπτη, λάθος διεύθυνση) επιστρέφεται στην Εταιρεία και φυλάσσεται σε ειδικό ασφαλή χώρο μέχρι την παράδοση του, η οποία αν αποβεί άκαρπη, ύστερα από συνεννόηση με τον αποστολέα, επιστρέφεται σε αυτόν.
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΡΣΗΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ
Η προστασία του απορρήτου σε κάθε μορφής επικοινωνία αποτελεί συνταγματικά κατοχυρωμένο δικαίωμα. Σύμφωνα με το άρθρο 19 του Συντάγματος 1975/1986/2001 «Το απόρρητο των επιστολών και της ελεύθερης ανταπόκρισης ή επικοινωνίας µε οποιονδήποτε άλλο τρόπο είναι απόλυτα απαραβίαστο».
Στις ταχυδρομικές υπηρεσίες, σύμφωνα με τη νομοθεσία, απόρρητα θεωρούνται:
- Το περιεχόμενο της αλληλογραφίας
- Ο αποστολέας
- Ο παραλήπτης
Η διασφάλιση του απορρήτου των επικοινωνιών αποτελεί μέλημα και ευθύνη της Εταιρείας, της οποίας εντεταλμένο όργανο προς την Διασφάλιση του Απορρήτου ορίζεται ο Μπαρμπαδήμος Ανδρέας , ο οποίος σε συνεργασία με την Διοίκηση της Εταιρείας λαμβάνει σε σύντομο χρονικό διάστημα κάθε σχετική απόφαση και τα κατάλληλα μέτρα αντιμετώπισης προβλημάτων κατά την διαδικασία άρσης του απορρήτου και αποκατάστασης αυτού.
Αν απαιτηθεί, συντάσσει έκθεση, στην οποία αναφέρονται:
α) οι ενέργειες που έγιναν για την εκτέλεση της διάταξης άρσης απορρήτου,
β) ο τόπος, η ημερομηνία και ο τρόπος εκτέλεσης αυτών και
γ) το ονοματεπώνυμο των υπαλλήλων, που τις διενήργησαν, εφόσον κρίνεται αναγκαίο από το όργανο που εξέδωσε την διάταξη, την οποία αποστέλλει στη δικαστική αρχή, που εξέδωσε την διάταξη και την Α.Δ.Α.Ε.
Άρση του απορρήτου νοείται μόνο στα πλαίσια των διατάξεων των άρθρων 3, 4, & 5 του Ν. 2225/1994 και του Π.Δ. 47/2005, άρθρα 7 & 8 και ειδικότερα για λόγους εθνικής ασφάλειας και διακρίβωση εγκλημάτων και σύμφωνα με τις διαδικασίες που προβλέπονται στις ανωτέρω διατάξεις.
ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΩΝ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
Η Εταιρεία λαμβάνει όλα τα μέτρα ασφαλείας κατά την παροχή των υπηρεσιών ταχυμεταφορών, η οποία συνίσταται στην εξασφάλιση των συνθηκών αποτρεπτικών της οποιασδήποτε παραβίασης, απώλειας, παράνομης ιδιοποίησης, αλλοίωσης του περιεχομένου του ταχυδρομικού αντικειμένου, καθώς και την αποφυγή μεταφοράς επικίνδυνων αντικειμένων ή απαγορευμένων ουσιών, για τις οποίες τηρεί τους κανονισμούς της Παγκόσμιας Ταχυδρομικής Ένωσης (Π.Τ.Ε.).
Η Εταιρεία συνέταξε και εφαρμόζει την παρούσα Πολιτική Ασφαλείας των Ταχυδρομικών Υπηρεσιών, στην οποία περιγράφονται όλα τα μέτρα, ώστε να μην παρεμποδίζεται η εύκολη πρόσβαση των χρηστών-πελατών της στα σημεία του ταχυδρομικού δικτύου, τη συχνή συλλογή και διανομή των αντικειμένων ταχυμεταφορών και την ομαλή λειτουργία της.
Ειδικότερα, η Εταιρεία δεν αποδέχεται αντικείμενα ταχυμεταφοράς, που η αποστολή τους απαγορεύεται από την ισχύουσα νομοθεσία, ή/και δεν είναι κατάλληλα συσκευασμένα, ή/και σε περίπτωση άρνησης χορήγησης επαρκών στοιχείων αποστολέα/παραλήπτη και πιο συγκεκριμένα:
1. εκρηκτικές ύλες,
2. συμπιεσμένα αέρια,
3. εύφλεκτα υλικά,
4. διαβρωτικές ουσίες,
5. δηλητήρια,
6. ραδιενεργά υλικά,
7. ναρκωτικές ουσίες,
8. ζώντα ζώα,
9. αντικείμενα άσεμνου περιεχομένου,
10. χρήματα ή άλλες χρηματικές αξίες (λ.χ. επιταγές κλπ), τιμαλφή κ.ο.κ.,
11. αντικείμενα, που από τη φύση ή τη συσκευασία τους, μπορούν να βλάψουν άλλα αντικείμενα, το προσωπικό ή τον εξοπλισμό που χρησιμοποιείται και
12. άλλα αντικείμενα, που η μεταφορά τους απαγορεύεται από την ισχύουσα ελληνική νομοθεσία, τις Διεθνείς Συμβάσεις και τους Κανονισμούς της Ι.Α.Τ.Α.
Σε περίπτωση διαπίστωσης έκτακτου και ιδιαίτερα σοβαρού κινδύνου, που απειλεί τη δημόσια υγεία ή ασφάλεια, η Εταιρεία λαμβάνει και έκτακτα μέτρα ασφαλείας, τα οποία γνωστοποιεί στην ΑΔΑΕ, τα οποία περιλαμβάνουν:
α) προσκόμιση ανοικτών των αντικειμένων πάχους άνω των 6,35mm,
β) έλεγχο ταυτότητας του αποστολέα ή του κομιστή και αναγραφή των στοιχείων τους στο στέλεχος της απόδειξης παραλαβής του αντικειμένου και
γ) άρνηση παραλαβής και διαχείρισης αντικειμένων, τα οποία δεν φέρουν ονοματεπώνυμο αποστολέα.
Υπεύθυνος ασφαλείας για την επικοινωνία με την Α.Δ.Α.Ε. ορίζεται ο Μπαρμπαδήμος Ανδρέας.
ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΤΗΣ ΕΧΕΜΥΘΕΙΑΣ
Η Εταιρεία διασφαλίζει την επαγγελματική εχεμύθεια, σε σχέση με την διαχείριση των αντικειμένων ταχυμεταφοράς ή τη συναλλαγή με τους πελάτες της. Για το σκοπό αυτό εκπόνησε και εγγυάται την εφαρμογή της παρούσας Πολιτικής Διασφάλισης της Εχεμύθειας, η οποία έχει γνωστοποιηθεί στους αρμόδιους υπαλλήλους της και τους συνεργάτες της, στην διαχείριση των αποστολών και οι οποίοι δεσμεύονται από αυτήν, οφείλοντας να μην ανακοινώνουν σε τρίτους πληροφορίες σχετικά με:
- το περιεχόμενο και τον τρόπο αποστολής των αντικειμένων ταχυμεταφορών
- τα στοιχεία αποστολέα και παραλήπτη των αντικειμένων ταχυμεταφορών
- τα στοιχεία (όνομα, διεύθυνση) πελατών της Εταιρείας, που πραγματοποίησαν συναλλαγή
- το γεγονός της αποστολής ή της παραλαβής ενός αντικειμένου ταχυμεταφοράς
- τις ταχυδρομικές σχέσεις προσώπων ή επιχειρήσεων.
Στους ανωτέρω υπαλλήλους και συνεργάτες έχει γίνει γνωστό ότι στην έννοια των «τρίτων» περιλαμβάνεται και το προσωπικό της Εταιρείας, που δεν έχει την ευθύνη της διαχείρισης των συγκεκριμένων αντικειμένων, οπότε τους απαγορεύεται η ανακοίνωση σε αυτούς των ανωτέρω πληροφοριών. Οι αρμόδιοι υπάλληλοι και συνεργάτες δεσμεύονται και γραπτώς για την τήρηση των ανωτέρω κανόνων επαγγελματικής εχεμύθειας, με ειδικό όρο, που περιλαμβάνεται στην σύμβαση εργασίας/συνεργασίας τους ή με την υπογραφή συμφώνου εμπιστευτικότητας (Confidentiality Agreement).
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΑΡΑΠΟΝΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ
Η Εταιρεία έχει θεσπίσει μηχανισμούς συλλογής, καταγραφής διερεύνησης παραπόνων και λήψης αντιστοίχων προληπτικών και διορθωτικών ενεργειών. Η στατιστική ανάλυση των παραπόνων αποσκοπεί και στον υπολογισμό και την υποβολή προς την Α.Δ.Α.Ε, εντός του πρώτου τριμήνου κάθε ημερολογιακού έτους των κάτωθι δεικτών, όπου Δ1ν είναι ο Δείκτης Διασφάλισης του Απορρήτου και της Εχεμύθειας και Δ2ν είναι ο Δείκτης Ασφάλειας Ταχυδρομικών Αντικειμένων:
- Αριθμός περιπτώσεων παραβίασης απορρήτου και εχεμύθειας
Δ1ν= __________________________________________________
Σύνολο διαχειριζόμενων αντικειμένων
- Αριθμός απολεσθέντων αντικειμένων
Δ2ν= ________________________________
Σύνολο διαχειριζόμενων αντικειμένων
ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΗΡΗΣΗΣ ΤΗΣ Π.Δ.Α.Τ.Υ
Η Εταιρεία δεσμεύεται να προβαίνει σε συνεχείς ελέγχους για την ορθή εφαρμογή της παρούσας, καθώς και να ενημερώνει την Α.Δ.Α.Ε. για οποιαδήποτε τροποποίηση του περιεχομένου της. Τέλος, εντός του πρώτου τριμήνου εκάστου ημερολογιακού έτους, δεσμεύεται να υποβάλει στην Α.Δ.Α.Ε. Ετήσια Έκθεση, με στοιχεία που αφορούν στην διασφάλιση του απορρήτου των παρεχόμενων από αυτήν υπηρεσιών ταχυμεταφορών, με το περιεχόμενο που ορίζεται στο άρθρο 11 του Κανονισμού για τη Διασφάλιση του Απορρήτου των Ταχυδρομικών Υπηρεσιών.